相手から年賀状が届いたのに自分は出していない時は、慌てて返すより寒中見舞いを選ぶと自然に整う。松の内が明けた1月7日から立春の前日までが目安で、文面は年賀状へのお礼、年始のはがき挨拶を控えている旨、近況の一行、今後の連絡手段の4点を入れる。たとえば、年賀状をいただきありがとうございました。今年より年始のはがき挨拶は控えておりますが、変わらぬお付き合いをお願い申し上げますと書けば角が立たない。手間なら同じ文面をメールで送っても失礼ではないが、件名は寒中お見舞い申し上げますとし、冒頭に投函ではなくメールで失礼しますの一文を加える。送るのは遅くとも1月下旬までに。
相手が写真付きで近況をくれたなら、こちらも家族写真1枚や仕事の成果の画像1枚を添えると対等感が出る。届いた年賀状は住所や肩書を確認し、異動や役職変更をアドレス帳に反映。次年の連絡手段をメモしておけば、迷いがなくなる。寒中見舞いを郵送する場合は、市販の無地はがきに黒のボールペンで十分。毛筆が苦手でも失礼にならない。手書きなら相手の名前だけでも丁寧に書き、住所を最新に直す。メールで送る時は、画像を添付するより本文に短い近況を入れた方が読み落とされにくい。なお、喪中を知った相手には寒中見舞いの文頭をお悔やみに変え、こちらの配慮を一言添える。期日を過ぎたら無理に送らず、次の連絡でお礼とお詫びを簡潔に伝えれば十分。
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